広報業務には社内外に対し、多岐に渡る作業を効率よくこなしていくことが求められます。最近では広報の業務効率化という声を聞く機会が多くなったと感じていますが、当社に寄せられるご相談を見ていると「日々の業務で省力化できる箇所がない」「ひとり広報なので振り返りをする余裕がない」という課題を抱えている方も多くいらっしゃるようです。
本記事では、そのような課題の改善ポイントをQ&Aで解説。少しの工夫で、業務効率化と社内における評価向上を実現できます。
Q. リリースが出しっぱなしの状態で、PRの積み上げができないのだが、どうすればいい？
A. 2つのポイントを押さえることで、PR活動の軸ができ、積み上げができるようになります。①メディアアプローチと②効果測定です。
①メディアアプローチ
闇雲にリリースを出すのではく、掲載したい媒体を設定し、その媒体ごとに切り口を考えて個別に電話したりメールを送るといったアプローチ方法に切り替えましょう。重要媒体の設定は、新聞・テレビ・Webから2～3媒体に絞り、合計5～10媒体から始めるのがおすすめです。余裕があればどんどん増やしていきましょう。活動をするうちにさらに精査できていくはずです。
出したプレスリリースは、載せたい媒体に合わせて情報を加工しアプローチします。
②効果測定
次回のリリース配信に活かすために、効果測定を行いましょう。配信から掲載までのプロセスを数値化することで、つまづいたポイントを把握し、良い／悪いを正当に評価できるようになります。
下記画像のように一覧でまとめておくと、どのリリースが効果があったか一目でわかります。さらにこのデータがあれば、月次報告などレポート作成の際もこのデータを引用するだけで良くなり、広報担当者の業務もかなり楽になります。
Q. 異動したてで、メディア担当者の情報がわからない
A. 広報業務を仕組み化することが大切です。メディアへのアプローチ履歴は広報資産と認識し、いつ・誰が・誰に・どう連絡をとったのか・反応はどうだったのか、メディアリストに記録する習慣と仕組みを組織として作っていきましょう。
また、メディアアプローチ履歴を作る際には活動の効率化のために「掲載率」も見える化できると尚良いです。掲載の有無と、掲載につながったポイントをメディアリストに簡潔に記載すると、ひとりの成功体験や知見を組織に還元することにつながります。
Q. メディアリストの管理がストレス
A. メディアリストは「全員が一斉にアクセス・編集できる」リスト管理環境を整えることが重要です。可能ならエクセルよりスプレッドシート、スプレッドシートよりツールで管理する方が、読み込みも早くリストを最新化しやすいので理想です。
メディアリストの更新は、テレビの改編に合わせ3か月に一度の定期棚卸がおすすめです。更新の際に反映したい内容は、記者の異動・メールアドレスの変更等、メディアの移転・廃刊・番組終了等の情報です。メディアの休刊情報は整理しているサイトを活用するのがおすすめです。
■参考
・Fujisan.co.jp休刊情報一覧ページ
・キー局 番組編成 変遷表
Q. 取材調整とクリッピング作業（露出確認）で一日が終わってしまう
A. 取材調整は「定型化」、露出確認は「自動化」で業務を効率化させましょう。
①定型化
取材調整は丁寧に行いたいところですが、毎回オーダーメイドで作成していると工数がかかります。聞くべきことをチェックリストにしておいて、広報部の全員が使えるように共有しておきましょう。もしくは、フォーム化して記者に直接入力してもらえるような仕組みを作るのも有効です。
②自動化
クリッピングのような地道な作業は可能な限り自動化するべきです。有料ツールを契約できるなら、自社に合うツールを使って露出記事を自動収集し、徹底的に無駄を省きましょう。無料であればGoogleアラートなどのツールを使い、可能な限り自動化できるよう工夫するのがおすすめです。
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- なぜ広報担当者は悩みが多いのか？
- 5つのつまづきポイントとその解決方法
- メディアに怒られた・相手にされないときはどうする？
- 記者の好みを把握するには
- アプローチのNGタイミング
資料では記者やメディアとの上手な付き合い方のほか、記事で書いたことをさらに深掘りしてご紹介しています。ぜひご覧いただき、自社の活動にお役立てください。
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