企画段階での情報収集や分析、リリース作成時の校正作業、配信後の反響確認など、いわゆる「シャドーワーク」によって、業務が圧迫されている…そんな広報担当者も多いかと思います。そこで解決のヒントになるのがツール導入やサービス活用です。本記事では、広報業務に役立つサービスとしてどのようなものがあげられるか調査した結果を報告します。
本記事は当社開催のウェビナー「2024年最新版！定番から最新までご紹介「広報ツール大全」」の内容を再編集したものです。
登壇者
桃井 克典（もものい かつのり）
プラップノード株式会社 コンテンツマネージャー
2013年プラップジャパン入社。PRコンサルタントとして、BtoC・BtoB問わず様々な企業・自治体の広報業務に従事。リリース配信、メディアアプローチにとどまらず、イベント、SNS、動画、Webサイトなど様々な手法を通じた戦略立案・実行を担当。2020年よりPRオートメーションのマーケティング担当として、Webサイト、ウェビナー等で広報活動効率化のヒントを発信している。
広報ツールとは？種類や分類
広報業務は、ややもすると「情報収集→企画→リリース作成→配信→露出確認→効果測定→社内共有」という単純な流れを繰り返しているように見られがちです。
しかし実際には、それぞれの工程に数多くの細かな作業、難しい判断を迫られる業務。さらに企画段階での情報収集や分析、リリース作成時の校正作業、配信後の反響確認などのシャドーワークによって担当者の負荷が重くなりやすいという実態があります。
広報ツール・広報支援ツールとは、このような状況を改善するために活用できるものです。
大きく以下のカテゴリーに分類できます。
- リリース配信ツール（国内・海外）
- クリッピングツール
- ソーシャルリスニングツール
- 効果測定ツール
- 社内共有ツール
- メディアマッチングツール
- AIリリース作成ツール
- 広報タスクの総合支援ツール
特に近年は、AIやクラウドテクノロジーの発展により、より高度な機能を備えたツールが続々と登場しています。AIを活用したリリース作成支援、ソーシャルメディアでの反響を自動分析する機能など、従来は人の手に頼っていた作業の自動化が進みつつあります。
以下は当社で作成した広報ツールのカオスマップです。PR専用のものから、広報業務に汎用性のあるものまで非常に多岐に渡ることがわかると思います。
※内容に関する修正やご指摘は下記までご連絡ください。
info@pr-automation.jp
2024年にローンチしたサービスから読み取るトレンド
2024年にローンチしたサービスは、以下のようなものがあげられます。
メディアマッチング機能や、業務管理ツールの需要が高まっていることが伺えます。広報特化ツールではなくとも、Notionなどのドキュメントツールを使って広報業務の属人化を解消しようとする組織の話も聞こえるようになってきました。
ツール選定のポイントとチェックリスト
広報ツールを導入する際の重要なポイントは、「マンネリ化している業務」と「面倒な業務」の特定です。これらの業務は往々にしてモチベーションを下げ、生産性の低下にもつながりかねません。
具体的な選定基準として、以下のようなことを社内でチェックしておくと良いでしょう。
- 予算との兼ね合い
・初期費用だけでなく、運用コストも含めた総合的な検討
・後々のトラブルを防ぐための契約内容の精査 - 過不足のない機能を備えているか
・自社のゴールや目的達成に必要な機能の有無
・既存の業務フローとの親和性 - サポート体制の有無
・導入後のサポート体制の充実度
・定期的なミーティングの有無
広報のオールインワンツール「PRオートメーション」でできること
当社が開発・販売している「PRオートメーション」は、
- リリース配信
- クリッピング
- 露出効果の自動測定
- SNS露出量
- 取材管理
- メディアデータベース
- 記者データ管理
など、複数の機能を備えた広報専用のオールインワンツールです。
プレスリリースの企画からメディア選定、配信、効果測定、取材管理や記者管理など、メディアプロモートに関するすべての業務をカバーできるよう独自で開発しました。
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関心を持っていただいた方はこちらより資料請求、ご相談など、お気軽にお問い合わせください。
広報活動を支えるデジタルツール
広報ツールの活用は、単なる業務効率化に留まらず、より戦略的な広報活動を実現するための重要な基盤となります。時間のかかる定型業務をツールに任せることで、読み易いプレスリリースの作成やきめ細かなアプローチ、分析などの活動に注力できるようになります。
適切なツールの選択と活用が、これからの広報活動の成否を分ける重要な要素となるでしょう。
下記より本記事の関連資料をDLしていただけます。
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