PRオートメーションに搭載されている「取材カード」機能は、広報の対応タスクである問い合わせ・取材対応の進捗をリアルタイムで管理できるものです。
直感的なUIで評価いただいている「取材カード」機能について、改めてその特徴やユーザーの声、開発当時の工夫を開発責任者である当社COO雨宮に語ってもらいました。（聞き手：PRオートメーションコラム編集部 以下編集部）
雨宮 寛二（プラップノード株式会社）
Campany COO
プラップジャパン入社後、PRコンサルタントとして大手半導体・消費財・ヘルスケア企業の戦略立案や実務を担当。後に新規事業部門に異動し、PR分野のデジタルツールや事業開発に従事した。2020年3月からプラップノードCOOとして、国内初の総合PR-SaaSツール「PRオートメーション」の企画開発・営業・運用の担当役員。共同創業者。
編集部：
まず基本的なところで、「取材カード」機能が作られた背景について教えてください。
雨宮：
お客さんとお話していたときに「取材や問い合わせの案件整理に困っている」と相談されたことがきっかけです。取材の履歴をExcelやスプレッドシートで管理されている広報が多い中で、そういった静的なシートだと状態を更新するのを忘れがちで困っていると。
編集部：
当たり前のことですけど、「〇日に取材が入る」とか「取材対応完了」とか、自分で更新しないとそのままですもんね。取材カードはExcelなどのシート管理とはどこが違うのでしょうか？
雨宮：
「取材カード」のステータス移動はパイプライン式で、カードを移動することによって簡単に管理できます。
それに何より「取材カード」はカードというだけあって、いつ・どのメディアの・誰が・何の目的で・どんな問い合わせをしてきたのかなど、取材案件に関するあらゆる情報をカード内に書き込める仕様になっているんです。
編集部：
Excelやメール、その他の色んなツールを開く必要なくすべて「PRオートメーション」上で行えるんですね。ここに全部の情報が詰まっているなら、手間という点ではかなり省力化できそうです。
雨宮：
広報やPRの仕事って調整がとても多くて、そこが煩雑になりがちなんです。
PRオートメーションの開発は、私をはじめ、代表の渡辺やマネージャーの古川と一緒になって作ったんですが、僕たちは全員PR経験者。なので、取材調整の面倒くささはよくよくわかってるつもりです。
特に僕は取材調整が本当に嫌いで嫌いで…（笑）取材自体は楽しいんですが。
資料作り・質問のやり取り・日程調整・場所調整・報告事務などが絡みあって、関係者間でキャッチボールしながら進むため、整理が苦手だとわりとすぐ地獄になります。そして僕は整理が苦手であり、複数案件が進むと地獄の中で呆然としていました。自分が何のどの案件をどのステータスで対応しているのか、メールとスケジューラーを睨めっこして思い出し続ける地獄（笑）。しかもそれを案件管理のためにスプシに転記して進捗管理するなど純粋な夢です。
なので、とにかく取材調整を楽にすることにめちゃめちゃ精魂を込めて作ったのが「取材カード」機能です。
編集部：
お気持ちがよく伝わってきました(笑)
最初（2020年3月）にPRオートメーションがローンチされたときには「取材カード」機能はありませんでした。元々あったサービスに、また新しい機能を開発して追加するのは大変だったのではと推測するのですが。
雨宮：
大変と言えば大変でした。ただ、当時僕たちもリリース配信サービスの枠を超えて、「自分たちのサービスにしかない独自の何か」で広報部門に貢献したいという強い思いがあったので、これは必要なことだとも思いました。
編集部：
開発を行う中で、何が一番大変でしたか？
雨宮：
「取材カード」機能は、イチからオリジナルで作ったものなんです。今まで世の中になかったサービスを作り出す、0から1の産みの苦しみみたいなものはありました。広報にとって何が本当に必要か、どういうツールだったら助けになるのか、を一つひとつ要素として抜き出してサービスの形に置き換える作業は時間をかけたところですね。
編集部：
結果を振り返るときにも便利そうです。
雨宮：
そこも意識しました。PRの現場に限らず、業務が終わって結果が出たら上に報告する必要がありますよね。報告のもとになる資料が色んなところに散在していると拾い集めるのが大変なんです。一つの取材に関する情報すべてが一所に集まっていたらめちゃくちゃ便利だし、別の生産的な業務に時間が使えると思います。
おすすめの活用法
編集部：
「取材カード」を活用する上でおすすめの使い方などありますか？
雨宮：
フォームの活用はかなりおすすめです。問い合わせが多い企業には特に好評いただいています。
編集部：
フォームというのはどういうものでしょう？
雨宮：
メディア関係者向けのお問い合わせフォームを「PRオートメーション」と連携することができるんです。各社のHPにリンクを設置していただければ、その情報が直接「取材カード」に反映されます。メールフォームからいちいち転記する必要もありませんし、電話での聞き取り漏れも防げます。PPIHさんなど、毎月多くの取材件数に対応されている企業さんにご活用いただいています。
編集部：
これは便利ですね！入口からデータ化することでミスが減って、業務効率も良くなりそうです。
雨宮：
取材カードと、別機能である「記者カード」（媒体・記者情報データベース）を紐づけることもできるので「この記者さん、30回も記事を書いてくれてるな」とか「このメディアは担当者が変わったタイミングで連絡が途絶えてしまっているな」とかいうことが、パッと見て識別できるんです。こういうツールがなければ、広報担当者の肌感でしか感じ取れていなかったものを資産として残すことにもつながります。
編集部：
「取材カード」や「記者カード」によって過去のやり取りが見える化していると、突然新しいメンバーが来た、なんて事態が起こっても情報共有や引き継ぎで困ることが減りそうですね。
アップデートでさらに便利に
雨宮：
「取材調整を楽に」というところでは、まだまだ改善の余地があるとも思っています。
取材カード機能については先日（編注：2024年8月20日）、新たにアップデートを行い、リリースのメール配信画面に取材・お問合わせフォームを表示できるようになりました。リリースフォーム機能と呼んでいます。
編集部：
それによってどんなことが便利になるんでしょうか？
雨宮：
PRオートメーションの基本機能として、プレスリリースをメール配信することができます。今まではメールを見たメディア関係者は直接広報に電話をしたり、メールに返信をすることで問い合わせをしていました。つまり「取材カード」を手動で作成しなければいけない状況だったんです。
ですが今回、そのメールの中に「お問い合わせフォーム」を設置できるようにしたので、リリースを問い合わせしたいという人はここから必要事項を記入してもらう形になります。あとは先ほど説明したのと同じです。記入された情報が「取材カード」に反映され、その後はパイプラインで全員が共有できるタスクとして見える化されます。
編集部：
HP経由の問い合わせだけではなく、リリース経由の問い合わせも直接「PRオートメーション」に反映されるということですね。
先ほど「広報やPRの仕事は調整がとても多い」というお話がありましたが、今まではツールを跨いで転記したり、チームで共有するための時間を取らなければならなかったところが一気に時間短縮できそうです。
雨宮：
実際にそういう声もかなりいただいています。今後もさまざまなアップデートを通して便利なサービスを作っていきたいと考えていますし、ユーザーの皆さんからのご意見・ご要望はいつでもお待ちしています。
編集部：
「取材カード」も要望の中から生まれたものでした。皆様の声を参考に、さらに便利な「PRオートメーション」をつくっていきたいですね。
広報専用ツール「PRオートメ―ション」で活動の成果を見える化しませんか
このコラムでは「取材カード」機能についてご紹介しました。「取材カード」は以下のようなお悩みをお持ちの広報部門に評価いただいています。
- Excelやスプレッドシートの更新がストレス
- 複数のツールにまたがる管理を行っている
- さばく取材数が多く、人手が足りていない
- 誰が何を行っているのか見える化できておらず、マネジメントが困難
広報・PRを成功させるためには、大量の事務作業をさばいた上で戦略を考える必要があります。ただでさえやることの多い広報業務、クリッピングや取材調整といった雑務で現場のメンバーは疲弊しがちです。
PRオートメーションはこのような課題を解決するために作られた広報・PRツールです。
「取材カード」以外にもさまざまな機能を搭載しており、PR活動を効率化・自動化することで広報担当者の業務負担を大幅に軽減できます。
またプレスリリース送付メールの「既読」などPR業務を見える化することで、ホットメディアに最適なタイミングでのアプローチを行うこともできます。さらにリリース配信後の分析やレポート作成もすべて自動化で行えるため、広報力の総合的な底上げに貢献できるツールと評価いただいています。
「PRオートメーション」に関するご質問は下記にて募集しています。お気軽にご相談ください。
