業種
卸売・小売
従業員数
1,000名以上
目的・効果
プロジェクト管理の効率化
「ドン・キホーテ」をはじめとするディスカウントストア事業や、「ユニー」などのスーパーマーケット事業を展開する株式会社パン・パシフィック・インターナショナルホールディングス（以下、PPIH）。広報チームの小栗さんは、国内と海外店舗すべてのメディア対応を行うチームのマネージャーを務めています。月200件もの取材対応をスムーズに進めるために、業務のDXが必要だったと話す小栗さん。マネジメント視点でのツールの活用法を伺いました。
膨大なメディア対応の進捗を、一目で把握
Q.はじめに、広報活動のミッションを教えてください。
小栗さん：
業態によって多少の違いはありますが、共通しているのは「お買い物の楽しさを知ってもらう」ことです。ただ必要なものを買うだけではなく、見ているだけでも楽しんでもらえたり、店内を回っているうちについつい時間が経ってしまったりするような、“時間消費型”の店舗としてのメッセージを届けています。またユニークな商品や売り場の独自性、権限委譲されて活躍する従業員や活動などを知っていただきたいなと思っています。
Q.月に200件もの取材対応をされていると伺いました。メディア露出は相当な件数になりますね。
小栗さん：
業界紙からWeb媒体まで、あらゆる媒体の取材をお受けしています。たとえば「ドン・キホーテ」であれば、比較的若年層の方には認知いただけていますが、高齢の方などまだまだ身近に感じて頂いていないことも多いです。ですので、様々な方に愛されるお店になるために、取材は極力お断りしないようにしています。当日これからという取材も、対応できるような体制を取っています。
Q.どのような体制でメディア対応をされているんですか？
小栗さん：
店舗のエリア、商品カテゴリによって担当者を決めています。基本的に取材対応やリリース配信に関する判断は、担当者が行う体制を取っており、その全ての履歴や進捗を『PRオートメーション』上で管理できるようにしています。
Q.取材対応では、どのようにDXを取り入れましたか？
小栗さん：
PRオートメーションの「取材カード」という機能を活用しています。取材の問い合わせがあったら、すぐに「取材カード」に情報を書き込んでもらい、その後の進捗もすべて「取材カード」上に記録、更新する運用にしました。
以前はそれぞれが独自の方法でメモを取っていましたが、今では電話を受けながら直接入力が基本です。チーム全員がリアルタイムで、クラウド上で取材の最新ステータスを確認できるようにしています。
Q.DXツールの導入は、まず入力の徹底がネックになる企業も多いと聞きますが、そのハードルはありませんでしたか？
小栗さん：
グループ全体でDXを推進しているという状況もありますが、現場でも、「担当者しか取材状況を把握していない」という状況への課題を全員が感じていたのでその点はスムーズでした。担当者が不在の間に記者から連絡を受けても、「取材カード」を見れば、代わりに他の者が対応できるので助かっています。
Q.入力の手間よりも、状況をチームで共有するメリットが大きかったんですね。
小栗さん：
それまでは、担当者と記者とのやりとりを遡るためにメールを検索するしかなく、状況把握に時間がかかっていました。「取材カード」上には、取材希望日や放送日といった、メディア対応時のヒアリング項目も設定できるので、確認事項の抜け漏れがなくなったこともメンバーの負担軽減につながっていると思います。
チーム全体の生産性を底上げし、露出獲得のアクションを増やす
Q.取材対応や、メディアリストの管理のDXによって、どのようなメリットを感じていますか？
小栗さん：
『PRオートメーション』は広告換算額や、リリースの既読率も簡単に見れますし、問い合わせ件数や、重要媒体にどれだけ取り上げられたかがすぐに見られるので、改善サイクルが回しやすくなりました。
Q.たとえばどのような活用法があるのでしょうか。
小栗さん：
たとえば、バレンタインなどのシーズン企画では、昨年のいつ頃からメディアの問い合わせが増えたのかをすぐに遡ることができます。「去年が1月の後半だったから、今年は少し早めに準備しておこう」といった判断ができ、スケジュールを組みやすくなりましたね。
Q.メディア対応のスピード感と質を毎年高められますね。リリースの既読率も気にしていらっしゃいますか？
小栗さん：
これはかなり気にしています。ここ最近のリリース開封が０の記者さんにはこちらからコンタクトを取り、送付を続けていいか、ご迷惑ではないかを確認するようにしています。実はすでに異動されていたことがわかり、後任をご紹介いただいたケースもあります。また、既読率は本人のモチベーションにもつながりますね。
Q.常に新鮮なメディアリストに保たれているんですね。メディアリストには、「タグ」機能もよく使われていますよね
小栗さん：
全国に店舗があり、扱う商品も多岐にわたるので、地域と商品カテゴリのタグをつけてメディアリストを管理しています。他にも、情報番組か、報道番組か、といった媒体特性でもカテゴライズをしています。リリースごとの配信先の設定が非常にスムーズです。
Q.チームの生産性が高まりますね。
小栗さん：
そうですね。メンバー一人ひとりの作業効率が上がり、その時間でメディアプローチの時間を増やすこともできました。また数値をもとに日々の改善を繰り返すことで、結果的にメディア露出を最大限に伸ばすことができていることを実感しています。
データの蓄積を、新たなメッセージ発信につなげる
Q.カスタマーサクセスとの定例会はどのように活用されていますか？
小栗さん：
チームでは気づかない視点からのフィードバックをいただけるので助かっています。「このリリースの内容だと今後はこういう媒体に送るとおすすめです」といったアドバイスがあり、具体的な改善につながるのでありがたいですね。
Q.機能改善の要望もいただいていますよね。
小栗さん：
「もっとこうなったら使いやすいんだけど」というご相談にもすぐに応えていただき、驚いています（笑）。私たちはパソコンを立ち上げたらすぐに『PRオートメーション』を開くのがルーティーン。1日中ブラウザで開いた状態で仕事をしているのですが、その日の「取材カード」の更新を確認するために、以前は都度リロードをするのが小さな手間でした。その悩みをお伝えしたところ、更新が常に自動で同期されるようになり本当に便利になりました。開発のみなさまに、感謝しています。
Q.いつも貴重なご意見をいただき、本当にありがとうございます。今後の目標を教えてください。
小栗さん：
店舗の話題だけでなく、会社としての取り組みも発信していきたいですね。サステナビリティや、女性活躍の推進といった話題も発信していくことで、採用にも繋げたいと考えています。これまでとは違った配信先の選定が必要になりますが、これもメディアリストのタグ情報を活用することで成果を出せるのではないかと思います。
Q.今までの蓄積を生かして、新しい話題の発信に挑戦されるんですね。わたしたちも大変楽しみです。
小栗さん：
定例会でのフィードバックも、頼りにしています。私は前職を含めさまざまなPRツールを使ってきましたが、『PRオートメーション』は総合的に一番使いやすい。ただのプレスリリース配信ツールでは？と思われている方にこそ、ぜひ使っていただいて成果を実感してほしいと思います。
素敵なお話をありがとうございました！
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