業種
製造業
従業員数
1,000名以上
目的・効果
企画の効率化
全員参加型の社内デジタル革命を推進する、株式会社リコー。広報部門に「PRオートメーション」を導入したことで、業務時間やヒューマンエラーリスクの削減による生産性の向上を実感し始めています。集計や、配信の手間が減り、企画やメディアリレーションといった創造性の高い業務に集中できるようになったと話すのは、同社の広報部門を担うコミュニケーション戦略センターの梅田さん、佐橋さん。広報のクリエイティビティを高めるための「PRオートメーション」の活用法を伺いました。
配信から管理、分析まで。網羅的な機能が決め手に
Q．PRオートメーション導入以前の広報部門はどのような状況だったのでしょうか。
梅田さん：
OAメーカーから「デジタルサービスの会社」への転換を目指すリコーでは、ここ数年、社内実践としての業務のデジタル化を急速に進めていました。広報業務についても定量的なツール分析を行ったところ、リリース配信や記事掲載結果の集計、メディアリスト管理といった定型業務の多くがアナログで行われており、そこにメンバーの時間が多く割かれていることがわかりました。
佐橋さん：
ちょうどその頃、私も広報に配属されたのですが、弊社でオフィスワークの「３M＝面倒、マンネリ、ミスできない」と呼んでいるような定型業務がまだ多く、デジタル化できたらいいのに、と感じていました。 特に外部へのリリース情報発信の際の緊張感は、想像以上。配信時間前にメールの配信先の設定やリリース内容の確認作業を何度も繰り返すなど、相当な時間がかかっていました。
Q．ミスできない、という心理的プレッシャーは業務効率低下にもつながりますね。「PRオートメーション」導入の決め手はなんだったのでしょうか。
梅田さん：
記事配信やクリッピングなど、徐々にデジタル化を進めていた業務はあったのですが、コロナ禍で業務量が急増した際に、より根本的な解決につながるツール導入を検討し始めました。配信や記事共有だけでなく、記者リストや取材カード、メディア掲載の傾向分析といったところまで一元的に提供しているツールは、PRオートメーションだけではないかと思います。
佐橋さん：
導入から３ヶ月ほどで、すぐに効果を感じ始めましたね。記事の集計に関しては、リリース発信時にキーワードを入れるだけで自動で行えますし、記者とのやりとりの記録も残しやすく、引き継ぎも簡単になりました。従来までの「３M業務」は一気にスマート化されました。
定型業務は自動化。クリエイティビティを発揮できるように
Q．導入後、どのような変化がありましたか？
梅田さん：
今まで定型業務に割いていた時間を使って、よりクリエイティブな広報活動ができています。記者の取材対象の傾向を調べてからアプローチしたり、掲載された編集記事の内容やSNSでの反応をメンバーでディスカッションして次のアプローチに向けた仮説を立てるといった活動ができています。
佐橋さん：
具体的な成果も出ています。たとえば私の担当する「サステナビリティ」分野の広報活動は、リリースを出したからといって、すぐに記事化されるとは限らないため、日頃から近いテーマを扱う記者やメディアとの関係構築が重要です。そこでPRオートメーションを使って関心を持っていただけそうな記者をリサーチし、情報提供を行ったところ、取材や掲載に繋がったというケースもありました。
梅田さん：
このようなデジタル化による業務改善は、弊社が1977年に掲げたOA(オフィスオートメーション)、つまり、オフィスで働く人を単純作業から解放し、人間らしい創造性を活かした働き方を提供するというコンセプトに通じます。
リコーでは100周年を迎える2036年のビジョンに「“はたらく”に歓びを」を掲げていますが、これもOAからつながる想いで、はたらく人の充足感、達成感、自己実現につなげることを目指しています。私たちもこれを自ら体現していきたいという思いで進めていますが、PRオートメーションはその実現を下支えしてくれています。
佐橋さん：
業務の成果が自動的に蓄積され、常に見える化されていくのもデジタルのいいところですね。日々スピーディーに過ぎていくなかでも、「50件の取材対応の結果、現時点で30件記事化されている！」などとわかると嬉しいですし、働きがいを感じます。
進捗やナレッジの見える化が進み、チームの視座が高まる
Q．お気に入りの機能はありますか？
佐橋さん：
配信やクリッピングなどの基本的な部分以外だと、「取材カード」でしょうか。記者からの問い合わせ内容や、取材アプローチの内容を記録していけるものですが、チーム内の進捗共有にとても便利です！弊社では十名ほどで広報を分担しているので、様々な取材対応が並行して行われています。記事の進捗管理などは忙しいと確認が漏れがちなのですが、ここを見ればひと目でわかります。
梅田さん：
広報部門の人材も流動性が高く、担当が替わることも少なくありません。そんなとき、過去に記者とどのようなやりとりをしたのかがわかると、引き継ぎもスムーズです。また、記者のパーソナルな情報も入力していて、過去に他のメンバーが会った記者にアプローチをする際にも関係性を築きやすく、助かっています。
佐橋さん：
しかも、日々使いやすさがアップデートされているんです。カスタマーサクセス担当の方に「もっとこうだったらいいな」とお伝えするとすぐに改善されているのは、クラウドサービスならではだなと感じます。だんだんと痒いところに手が届くようになっていますね。
カスタマーサクセスとの定例会議も活用いただいていらっしゃるんですね。
梅田さん：
社内でも掲載記事の分析などを行ってきたものの、やはり自社の視点だけでは限界もあります。カスタマーサクセスの方からいただくレビューが、企画を考え直すきっかけになりますね。
佐橋さん：
記事の量だけではなく、質にも意識的に目を向けられる時間ですね。広報に精通した視点からのレビューをもとに、社内でも分析視点を高めて、自走していけるようになりたいと思っています。
素敵なお話をありがとうございました。
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