対外広報において、メディアとの良好な関係構築は必須。しかし、取材対応や管理はレベルの高い調整力が求められる業務でもあります。本コラムでは、「掲載獲得の質と生産性を上げる！取材対応&管理のコツ」と題したセミナーの内容をもとに、取材対応と管理のポイントについてご紹介します。
セミナー登壇者
桃井 克典（もものい かつのり）
プラップノード株式会社 コンテンツマネージャー
2013年プラップジャパン入社。PRコンサルタントとして、BtoC・BtoB問わず様々な企業・自治体の広報業務に従事。リリース配信、メディアアプローチにとどまらず、イベント、SNS、動画、Webサイトなど様々な手法を通じた戦略立案・実行を担当。2020年よりPRオートメーションのマーケティング担当として、Webサイト、ウェビナー等で広報活動効率化のヒントを発信している。
そもそも取材対応とは？どんな流れで何をするのか
企業の活動やプレスリリース内容などを見た記者から取材の申し込みがあった際、掲載の詳細や日程、取材時に必要な情報の確認を行うのが取材対応です。
下記に企業広報が行う一般的な取材対応の流れを紹介します。
この流れの中で、広報として特に重要なのが情報発信時の対応と、記者からの連絡が来た際の一次対応です。このタイミングの対応を適切に行うことが、掲載確度や内容の質をあげることにつながります。
情報発信時のコツ
まずは情報発信のなかでも難易度の高い「個別アプローチ（メディアアプローチ、メディアプロモート）」のコツを解説します。
ここでは、押さえておきたい3つの発信パターンを確認しましょう。
過去フック
「昨年今頃にXX特集があったのを拝見して〜」など、過去の同様の特集に対しての情報提供としてアプローチします。これはそのメディアや記者の記事をしっかり読んで勉強していることをアピールする意味でも効果的です。
現在フック
「先日XXという商品/サービスを開始しまして、ぜひ取り上げていただきたく〜」と、ストレートに話を始めます。この方法は、商品やサービスにインパクトがある場合に効果的です。
未来フック
「そろそろXXの季節〜」「X月の改正の件で〜」など、少し未来のための情報提供として話を始めます。先を見越した情報提供は、記者の興味を引きやすくなります。
プレスリリースを配信する際も、「ぜひこのメディアには掲載されたい」という媒体には個別に上記のようなアプローチを行うのがおすすめです。
これらを状況に応じて使い分けることで、記者の興味を引き出し、取材につなげやすくなります。ただし、記者によって情報収集の方法や興味のポイントが異なるため、相手に合わせたアプローチが重要です。
記者から連絡が来た際の対応ポイント
記者から取材や問い合わせの連絡を受けた際は、迅速かつ的確な対応が求められます。そんなときに「ファクトシート」と「ヒアリングシート」があらかじめ準備できていると、スムーズに対応ができるはずです。
〆切のある記者たちは、欲しい情報に対してすぐに回答が欲しいもの。連絡があったときにすぐ答えられなかったりたらい回しにしてしまったりすると、せっかくの掲載枠が競合他社に移ってしまうこともあり得ます。あらかじめ情報を整理し、上記のような資料にまとめておくことは、記者の心証をよくすることにもつながります。
ただし、準備した情報をそのまま一方的に伝えるのではなく、記者の意図や目的を汲み取り、適切な情報を提供することも大切です。そのためにも日頃からメディアの動向には注目しておきましょう。
関連記事：記事にしたくなるプレスリリースのためにやるべきこととは？「メディア研究」を解説
メディアを誘致した際のイベント現場の取材対応
当社に寄せられる相談で多いのは、イベント現場での取材対応についてです。実際の現場、かつ参加人数の多いイベント関連は特有の注意点があります。以下のポイントに気をつけましょう。
これらの点に注意を払うことで、スムーズな取材進行と良質な情報提供が可能になります。
取材対応で重要なのは事前準備ということをお伝えしました。しかし中には「準備しておく時間なんてない」という方も多くいらっしゃると思います。特にチームで広報をしている場合、情報共有や担当者振り分けで手間取るというケースが多くあるようです。
ツール導入で取材対応を効率化
このようなお悩みに解決するにはデジタルツールの導入が効果的です。
当社のPRオートメーションは取材申し込みフォームや取材ステータス管理、さらにメディアデータベースやリリース配信後の効果測定までさまざまな機能が搭載されたPR専用ツールです。取材対応の質を落とすことなく業務の大幅な効率化が期待できます。
関連記事：【インタビュー】「取材カード」開発秘話｜「案件管理を楽にするために精魂込めて作りました」
明日からの実践に活かす広報術
本記事の要点を下記にまとめます。
- 取材対応の流れを理解し、対応を適切に行う
- 事前準備を徹底し、ファクトシートとヒアリングシートを用意する
- イベント現場での取材対応に特有の注意点を押さえる
- チーム連携を強化し、効率的な取材管理を行う
- 記者の視点を理解し、ニュースバリューを意識した情報提供を心がける
今回の記事では紹介しきれなかったメディアアプローチのポイントや、アンケートで多いお悩みの回答、よくあるNG対応パターンなどはダウンロード資料にて解説しています。こちらも参考にしていただき、攻めるポイントと守るポイントの把握にご活用ください。
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