株式会社ペッパーフードサービス

「手書きメモ」の業務管理を大改革。問い合わせ対応から露出報告までワンストップ化。

業種

飲食

従業員数

101名~1,000名

目的・効果

業務の見える化

「いきなり!ステーキ」をはじめとするレストランチェーンを展開する株式会社ペッパーフードサービス。キャンペーンやコラボレーション企画などを積極的に行いながら、相当数のリリースや取材対応を一人で対応しているのが広報担当の相澤さんです。『PRオートメーション』を導入して2年。案件管理の改善に手応えを感じているという相澤さんに、活用法を伺いました。

「取材カード」が案件管理に革命を起こした

Q.相澤さんのご担当業務を教えてください。
相澤さん:
経営企画の部署で広報担当として従事しています。ブランド力の向上、自社商品のPR・店舗誘致をゴールとし、主に社外向けの情報発信・メディア対応を行なっています。ブランドの認知向上のためにも、ここ数年はSNSを活用した商品露出やPRにも注力しています。

Q.ほぼお一人で広報業務を行なっていると伺いました。
相澤さん:
はい、毎月5本程度のリリースを配信し、取材対応も基本的に1名体制で行っています。もちろん、他部署との連携やサポートは必要不可欠なため、情報共有や業務の進捗状況の把握、撮影の場合は店舗との調整も細かく必要になってきます。

Q.取材依頼の数も多いと思います。特に課題を感じていたのはどのような部分でしたか?
相澤さん:
依頼をいただいた時には出来る限りお受けする体制と、敏速な対応を心掛けています。ですが、リリース作成業務のほかに取材依頼などが重なると、各案件の進捗状況の把握がどうしても難しくなる場面も出て来てしまい、業務管理の効率化が課題でした。

Q.『PRオートメーション』を導入して2年ほど活用されていらっしゃいますが、どのような効果を感じていますか?
相澤さん:
特に効果を感じている機能は『取材カード』です。リリース以外で受けた案件や取材依頼も全て『取材カード』上で管理をしています。現在では、『PRオートメーション』の問い合わせフォームを弊社のHPに設置し、取材や案件の依頼が直接取材カードに反映される仕組みを取っています。

Q.高度な活用術ですね!
相澤さん:
依頼内容を入力し直したり、不足情報を確認しにいく手間がなくなりました。以前はメディアからの取材依頼をいただくたびに、追加で必要な情報や返答期限を折り返しで確認するために電話やメールのやりとりが発生していました。今はお問い合わせフォームに必要な項目を記載しており、その情報が直接『取材カード』に反映されるので、取材対応の手間がかなり削減されました。

Q.その後の進捗管理はどのようにされてるんですか?
相澤さん:
取材カードにステータスを設定しています。取材可否、それぞれの案件に必要な取材準備、店舗取材の場合は調整状況、どこまで社内確認が取れているかもひと目で判断できるようになり、情報提供のミスや遅れを生まない管理方法が実現できました。

0から書き起こしていたレポーティング業務も一瞬で

Q.広報活動の報告業務も、かなり時間をかけていたと伺いました。
相澤さん:
『PRオートメーション』導入前は、取材依頼時の企画書を紙のままファイリングしておき、半年ごとに振り返っては社内のレポート用に案件内容をまとめ直していました。

Q.手書きですか?
相澤さん:
はい(笑)。当時は紙の企画書に、私が手書きでメモを残して管理していただけだったんですよね。そのため報告が必要なタイミングで引っ張り出してはまとめ直すというアナログな方法を取っていました。

Q.今ではどのように変わりましたか?
相澤さん:
ここでも『取材カード』が役立っています。見るだけで案件内容の詳細や必要事項もかなり細かく記載できるので、企画書を紙で管理しておく必要が無くなりました。また、取材カードは一覧でダウンロード可能で、取材NGにした理由も明記されているため、社内で広報活動の報告が必要になる際にも、わざわざ報告書を作成する手間が無くなりました。

Q. リリース以外で自社が記事化されたものもまとめていらっしゃるとか。
相澤さん:
そうですね。お客様が話題にしてくださったものや、取材なしで記事になったものも把握する必要があるので、その点はクリッピング機能を活用しています。

消費者の興味関心を掴む、SNS活用に注力

Q.今後はどのようなことに注力していきたいですか?
相澤さん:
今はリリース以外でも、SNSの投稿が話題になり取材を受けている企業様も多く見受けられます。『PRオートメーション』の機能でもあるリリースのバズ数確認や、SNSでバズった記事、メディア検索を活用し、SNSでのPR活動にも注力していきたいと考えています。

Q.VTuberとのコラボや、タイアップ企画など、トレンドや視聴者の関心を敏感に取り入れていらっしゃるなと感じます。リリースの配信先も工夫されているのですか?
相澤さん:
はい、タイアップやコラボ企画の場合は、普段お送りしている外食関係のリストだけでなく、内容に応じた媒体選定を行っています。たとえばアニメとのコラボであれば、そのアニメをよく扱っている媒体を探したり、特に去年から企画ごとに細かいリスト分けを行っていますね。そうした記者リストの設定のしやすさも『PRオートメーション』に期待をしていた点なので、今後もよりうまく活用していきたいと考えています。

貴重なお話をありがとうございました!

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