業種
卸売・小売
従業員数
101名～1,000名
目的・効果
業務の見える化
創業から100年以上の歴史を持つ包装資材の専門商社、株式会社シモジマ。変化の波を捉え、オムニチャネル戦略を推進する中で、広報部門の強化が急務となりました。そこで導入されたのが「PRオートメーション」。アナログな広報業務の改革、そして「ひとり広報」からチームへの変化。その課程を広報担当の神永さん、今田さん、有馬さんにお話を伺いました。
中期経営計画と連動した広報戦略を目指す
Q.広報体制強化のきっかけを教えてください。
神永さん：
大きなきっかけは、全社的なデジタルシフトの推進です。長年、対面営業を主体としてきましたが、オムニチャネル戦略開始を機に、デジタルデータを活用した新たな顧客体験の提供を目指す動きが加速しました。自社ECサイト「シモジマ オンラインショップ」のリニューアルはその一環です。広報部門もこの変革の流れに乗り、アナログな手法から脱却する必要性を強く感じました。
※オムニチャネル戦略：実店舗、ECサイト、アプリなどを連携させ、顧客がどのチャネルからでも一貫した体験で商品やサービスに接せるようにする戦略
Q.デジタル化の波という背景があったのですね。広報のミッションはどのようなものだったのでしょうか。
神永さん：
広報部門には積極的な情報発信が求められました。以前は、ニュースリリースは特定のメディアへの個別送信と自社HPへの掲載が中心でした。ただ、税制の変化やコロナ禍によるテイクアウト・デリバリー需要の高まりを背景に、”包装資材のイメージ”から”食品容器や食品包材への認知”が広がり、飲食店向けの専門誌や食に関するメディアさんへのリーチ拡大などが課題でした。そうした時流の変化も相まって、多様なメディアへの効率的なアプローチが可能な「PRオートメーション」の導入を決めました。
Q.当時、神永さんの「ひとり広報」だったとお伺いしましたが、どのように広報活動を管理されていたのでしょうか？
神永さん：
まさに手探り状態でした。メディアリストや取材記録はExcelで管理していました。しかし情報が肥大化し、セキュリティ面でも不安がありましたので、今後広報体制を強化していく上で、情報共有をスムーズに行えるツールの導入が必要不可欠だと考えていました。
「PRオートメーション」が朝のルーティンに。情報発信と共有の好循環が生まれた
Q.「PRオートメーション」に移行されて、当初の使いやすさはいかがでしたか？
神永さん：
データ移行は比較的スムーズでしたが、長年Excelを使用していたため、最初は操作に戸惑いもありました。今では情報の一元管理、セキュリティ強化、そしてチーム内での進捗共有など、多くのメリットを実感しています。何より取材履歴などがきちんと残ることが非常にありがたいです。
Q.今田さんと有馬さんは、昨年6月に広報に異動されたとのことですが、「PRオートメーション」に慣れるまで時間がかかったのではないですか？
今田さん：
そうですね。二人とも元々営業にいたので、自社サイトやシステム以外のツールを使うのは初めてで、どこに何があるのか戸惑うこともありました。
有馬さん：
私も同じく、自社のシステムしか使ったことがなかったので、広報という新しい業務に加え操作を覚えることに必死でしたが、毎月の定例会で疑問点を相談できるので、今ではかなり使いこなせるようになりました。
Q.特によく使っているのは、どの機能になりますか？
今田さん：
リリース配信はもちろんですが、問い合わせ対応や、取材状況の進捗を記録する「取材カード」は頻繁に使います。あと、毎朝のクリッピングチェックは欠かせません。
Q.1日の業務の中でどのような使い方をされているのか教えていただけますか？
有馬さん：
出社したらまず一番にクリッピングで、自社だけでなく業界全体のニュースをチェックするのが日課です。その後、必要に応じてニュースレターを作成したり、リリース配信の準備をしたり、取材カードの情報を更新したりしています。
今田さん：
営業支援にもつながっています。PRオートメーションのクリッピングでは、地域のWebサイトへの掲載もいち早く把握できるため、全国の店舗や営業所のメンバーに共有しています。こうした情報がきっかけとなり、お客様との会話やコミュニケーションに役立ててもらう場面も増えています。
Q.さりげない営業支援にも繋がっているのですね。取材カードは、問い合わせがあった際に活用することが多いですか？
神永さん：
そうですね。取材依頼が来たらそれぞれがその都度入力し、共有しています。週次で振り返りを行い、その週の取材予定や掲載予定などを共有しています。
ありがたいことに一般のお客様からの認知度も上がり、取材依頼も増えています。取材カードに担当者を記録しておけば、誰がどの案件を担当しているのかが一目で分かり、情報共有がスムーズにできています。
Q.記者カードには、どのような情報を記録するように心がけていますか？
今田さん：
実際に取材を受けた際に、どのような質問があり、それに対してどう答えたかというQ&Aのような記録を残すようにしています。記者の方の個性や興味などは、日々のやり取りの中でしか蓄積できない部分ですので、今後の対応に活かせるように、メンバー間で積極的に情報共有するようにしています。
Q.マネジメントの立場からはどのように活用されていますか？
神永さん：
私は基本的に、二人が記録してくれたものを確認することが多いですね。取材カードの状況やカレンダーを見るのが日課です。今後は、報告する際の分析資料に活用していきたいと考えています。「PRオートメーション」上の記録やデータを用いて取材件数やリリース件数などのレポーティングや、特に反響のあった記事などをピックアップするのが簡単なので、資料準備が楽になればと思っています。
メディアリレーション強化に手応え。広報同士の繋がりも新たな武器に
Q.導入からまもなく3年とのことですが、発信の管理や情報共有のしやすさなど、導入時に期待されていた点は、今いかがでしょうか？
神永さん：
リリース後の既読率が見られるので、反応を把握できるようになりました。また、間接的ではありますが、お問い合わせ件数にも少なからず影響が出ていると感じています。KPIの一つであるメディア掲載件数も、導入前と比較して明らかに増加しています。
今田さん：
配信先のメディアを設定するのも簡単にできるので、リリース配信のハードルが下がりました。ニュースレターを通じてちょっとした新商品やお知らせも気軽に配信できるようになり、そこから掲載に繋がることもあります。個人的には、堅苦しい情報だけでなく、少しカジュアルな情報も発信しやすくなったのが嬉しいです。広報経験の浅い私にとって「とりあえずやってみよう」と思えるようになったのは、PRオートメーションの大きなメリットです。
Q.広報全体としての目標や方針について、最後にお聞かせいただけますでしょうか？
神永さん：
社内広報については中期経営計画の浸透を図り、従業員一人ひとりのエンゲージメントを高めるための活動に力を入れていきたいと考えています。社外広報としては、取材を増やし、弊社の情報を広く伝えていきたいです。KPI達成のためにも、「PRオートメーション」を活用していきたいです。
今田さん：
他社の広報の方との繋がりを活かしていきたいですね。プラップノードさんのセミナーに参加させていただいたり、ユーザー同士の繋がりを持たせていただいたりと、他社の広報担当の方と情報交換ができるのは貴重な機会です。今後も積極的に情報交換を行い、視野を広げていきたいです。
有馬さん：
実際に交流会で繋がった企業様とは、Xを活用したキャンペーンなどを実施させていただいており、今後もそうした繋がりを大切にしていきたいですね。
素敵なお話をありがとうございました！